Cosa comporta l’arrotondamento dell’orario di entrata ed uscita, in un sistema elettronico di rilevamento delle presenze e assenze dipendenti ?

Per rispondere in modo corretto alla domanda, vediamo in quali casi si applica un arrotondamento, e perché.

Arrotondare gli orari nel sistema di rilevazione delle presenze e delle assenze aziendali è una pratica utilizzata in quasi tutte le Aziende private.

Questo approccio permette di semplificare la gestione delle ore lavorative e si collega direttamente al contratto di lavoro dei dipendenti.

L’arrotondamento degli orari consente di approssimare l’orario di ingresso e di uscita dei dipendenti al valore più vicino, solitamente al quarto d’ora o alla mezz’ora più vicina, in eccesso o in difetto. Questo rende più agevole il calcolo delle ore lavorate e facilita la registrazione delle presenze nel sistema aziendale.

L’arrotondamento orario viene definito e previsto già nel contratto di lavoro e/o negli accordi aziendali, stabilendo le regole specifiche che devono essere seguite e applicate nella pratica.

Ad esempio, potrebbe essere concordato che l’orario di ingresso venga arrotondato all’ora successiva se il dipendente arriva in anticipo, ma non prima di 30 minuti, rispetto all’orario di inizio lavoro.

Analogamente, l’orario di uscita potrebbe essere arrotondato all’ora precedente se il dipendente lascia il luogo di lavoro entro i 30 minuti successivi all’orario di fine lavoro.

Questo approccio semplifica la gestione delle ore lavorative sia per l’azienda che per i dipendenti. Elimina la necessità di registrare e controllare ogni minuto lavorato e fornisce una maggiore flessibilità per eventuali ritardi o anticipi.

Altro esempio: consideriamo un dipendente che abbia un orario di lavoro dalle 9:00 alle 17:30. Se arriva alle 8:58, l’arrotondamento all’ora successiva prevede che l’orario di ingresso sia registrato come le 9:00. Allo stesso modo, se lascia l’ufficio alle 17:26, l’arrotondamento all’ora precedente comporta che l’orario di uscita sia registrato come le 17:00.

Nell’immagine vediamo la configurazione di un possibile arrotondamento nella procedura PresentWeb.

In questi esempi i minuti vengono sottratti al dipendente.

Ci sono casi in cui i minuti vengono aggiunti al dipendente, e questo tipicamente avviene nella pausa pranzo, quando è previsto uno stacco dal lavoro, di almeno 30, 45 o 60 minuti.

Oppure ancora vengono aggiunti al dipendente alcuni minuti se si verificano ritardi in entrata di piccola entità, o anticipi sull’uscita di alcuni minuti.

E’ importante per il dipendente conoscere i meccanismi che regolano i calcoli orari, perché l’incidenza sulle ore lavorate mensili, e quindi la retribuzione, può essere significativa se vengono commessi ritardi o anticipi sistematici.

Possiamo dire che un meccanismo ben sfruttato di arrotondamento degli orari in un sistema aziendale di rilevazione delle presenze e delle assenze offre vantaggi e semplificazioni ad entrambe le parti.

Semplifica la gestione ed il calcolo delle ore lavorative, si collega al contratto di lavoro e facilita il calcolo delle retribuzioni, e rende chiari i risultati di ogni elaborazione.

E’ importante che siano concordate regole chiare e trasparenti nell’applicazione degli arrotondamenti,  per garantire l’equità e la conformità alle normative vigenti ed agli accordi contrattuali.

Le procedure Present, PresentWeb e Gestione Presenze Facile, sviluppate da Artech, includono nei motori di calcolo ampie possibilità di configurazione degli arrotondamenti orari, che permettono di combinare calcoli e risultati desiderati nell’ambito delle regole contrattuali.

Siamo specialisti di questi sistemi da molti anni, e li produciamo direttamente.

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