Cosa comporta l’arrotondamento del monte ore giornaliero, in un sistema elettronico di rilevamento delle presenze e assenze dipendenti ?

Per rispondere in modo corretto vediamo in quali casi si applica un arrotondamento sul monte ore, e perché.

Nota importante: attenzione a non confondere l’arrotondamento del ‘Monte Ore Lavorato’ con l’arrotondamento delle semplici timbrature in entrata e uscita, perché sono due cose completamente diverse.

Mentre l’arrotondamento delle ore timbrate in entrata ed in uscita comporta l’esecuzione di calcoli a partire da orari di timbratura arrotondati, l’arrotondamento del ‘Monte Ore Lavorato’ agisce solo in un momento successivo, arrotondando il risultato dei calcoli, in modo indipendente.

Entrambi gli arrotondamenti possono essere applicati contemporaneamente, oppure uno solo dei due, ma è importante sapere che lavoreranno in modo ed in un momento diverso e indipendente l’uno dall’altro.

Arrotondare il monte ore lavorato in un sistema di rilevazione delle presenze e delle assenze aziendali è una pratica utilizzata in molti contratti di lavoro delle Aziende private, soprattutto nel calcolo delle ore straordinarie.

Caso tipico: riconoscimento delle ore straordinarie minime a frazioni di 30 minuti. In questo caso gli accordi contrattuali e/o aziendali, prevedono il riconoscimento di almeno 30 minuti di lavoro extra per aver diritto alla retribuzione straordinaria.

Quindi se il dipendente ha lavorato 8h e 35 minuti (dai risultati dei conteggi delle timbrature), il totale delle ore verrà arrotondato (dal calcolo del monte ore giornaliero) a 8h di ore ordinarie + 30 minuti di ore straordinarie riconosciute e retribuite.

Se il dipendente avrà lavorato 9h e 10 minuti (dai conteggi delle timbrature) il totale delle ore riconosciute e retribuite (dal calcolo del monte ore giornaliero) sarà pari a 8 ore ordinarie + 1 ora di straordinario, e così via.

Come si vede, questa pratica è particolarmente importante quando viene applicata alle  ore straordinarie.

L’arrotondamento del totale orario viene definito e previsto già nel contratto di lavoro e/o negli accordi aziendali, stabilendo le regole specifiche che devono essere seguite e applicate nella pratica.

Questo approccio semplifica la gestione delle ore lavorate sia per l’azienda che per i dipendenti.

Nell’immagine vediamo la configurazione di un possibile arrotondamento del Monte Ore Giornaliero nella procedura PresentWeb.

In questo caso su alcuni giorni della settimana vengono riconosciuti i minuti eccedenti rispetto alle 6,00 e 9,00 ore lavorate, rispettivamente, solo se l’eccedenza lavorata è di almeno 15 minuti.

In questo esempio i minuti vengono sottratti al dipendente, ma ci sono altri casi in cui i minuti vengono aggiunti al dipendente, ad esempio se manca poco al raggiungimento di un certo numero di ore straordinarie lavorate (es. oltre 1h50 di straordinario riconosco 2h al dipendente, oltre 2h50 riconosco 3h, e così via)

In ogni caso è importante per il dipendente conoscere i meccanismi che regolano questi calcoli orari, perché l’effetto sui risultati delle ore mensili riconosciute, e quindi sulla retribuzione, può essere significativa.

Un meccanismo di arrotondamento orario ben applicato in un sistema aziendale di rilevazione delle presenze e delle assenze offre vantaggi e semplificazioni ad entrambe le parti.

Semplifica la gestione ed il calcolo delle ore lavorative, si collega al contratto di lavoro e facilita il calcolo delle retribuzioni, e rende chiari i risultati di ogni elaborazione.

E’ importante che siano concordate e applicate formue trasparenti nell’applicazione degli arrotondamenti,  a garanzia di equità e conformità alle normative ed agli accordi contrattuali.

Le procedure Present, PresentWeb e Gestione Presenze Facile, sviluppate da Artech, includono nei motori di calcolo ampie possibilità di configurazione degli arrotondamenti sul monte ore lavorato, sia in eccesso che in difetto, e permettono di combinare calcoli e risultati desiderati nell’ambito delle regole contrattuali.

Siamo specialisti di questi sistemi da molti anni, e li produciamo direttamente.

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